Googleグループ（@googlegroups.com）組織を超えたプロジェクトの共有に便利すぎる

しか

「伝わるかどうかわからんけど、とにかくすごいねん！

組織を超えてプロジェクトを回すときに、みんなのGoogleアカウント聞いて、フォルダ共有して、うんたらかんたらいろいろ大変、こんなシーンにGoogleグループがめちゃめちゃめちゃめちゃ便利とわかった。

GoogleドライブやGoogleカレンダーなどの権限はグループに対して付与できるので、メンバーも権限もGoogleグループだけで一括で管理できる。

誰か増えたときはグループに追加するだけで簡単に全部共有できる。メーリングリストとしても機能するので、システム的なメール通知を送るシーンでも便利。

組織を超えてグループのオーナーがおけるのも地味に良くて、メンバーの管理が組織を超えて複数人でできる。メーリングリストにありがちな誰に届くかわからん問題も解消できる。

社外など組織（G Suite）以外の人とプロジェクトをするときは、まずGoogleグループを作成、そこにプロジェクトメンバーを入れる。Googleグループ（×××@googlegroups.com）宛に、Googleドライブの~~フォルダ~~やファイル、Googleカレンダーなどを共有する、メンバーが増えたらGoogleグループに追加、減ったらGoogleグループから削除、ひゃー、簡単！

Googleドライブのフォルダ共有はとても特殊。マイドライブの共有ドライブは、あくまでも権限の共有であり、ファイルの共有ではありません。

Googleドライブの場合、マイドライブに共有フォルダをつくって、そのフォルダに対しての権限を付与することが多いと思います。ただ、これ期待する挙動とかなり違うので注意が必要です。

共有フォルダをつくって権限を消した後、ファイルは共有フォルダに残って、アクセス権限も消えることを期待すると思いますが、そうはならないので注意してください。

共有フォルダをつくっても、ファイルは作った人がオーナー権限を持ちます。権限を削除しても「アクセスできます」、さらに作った人がファイルを消すとファイルが消えて「全員アクセスできなくなります」

ややこしいですが、「マイドライブの共有フォルダ」ではなく「共有ドライブの中に共有フォルダ（有料です）」を使うようにしてください。